Juridisch

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 28 oktober 2026.

1. Wie we zijn

Kelid wordt aangeboden door Macocian Software, Terdeltplein 5, 1030 Schaarbeek, België (KBO 1043.980.217). Elke vraag over dit beleid of over persoonsgegevens die Kelid bewaart, kan worden gericht aan [email protected] of aan dat adres.

De begrippen “persoonsgegevens” en “verwerking” moeten worden begrepen zoals gedefinieerd in artikel 4 van Verordening (EU) 2016/679 (de “AVG”). “Klant” en “Voorwaarden” hebben de betekenis die eraan wordt gegeven in de Gebruiksvoorwaarden.

Kelid bewaart twee soorten persoonsgegevens, in twee verschillende rollen. Voor de gegevens over de Klant en zijn gebruikers (wie ze zijn, hun inloggegevens, hun Abonnement) is Macocian Software de verwerkingsverantwoordelijke, en gelden de artikelen 2 tot 4. Voor de persoonsgegevens die de Klant in Kelid opslaat over andere personen, vooral zijn huurders, is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en Macocian Software zijn verwerker, en geldt artikel 5.

2. Wat we over de Klant verzamelen

• De account: de voornaam en achternaam, het e-mailadres, het land en het wachtwoord van elke gebruiker, waarbij het wachtwoord uitsluitend als gezouten hash wordt opgeslagen, nooit als zodanig; de instellingen van de account, zoals de munteenheid.
• Facturatie: de formule van het Abonnement, de periode ervan en de identificatiecodes die Stripe aan de klant en aan het Abonnement toekent. Kaartgegevens worden op de pagina van Stripe ingevoerd en bereiken Kelid nooit.
• Berichten: wat de Klant aan de ondersteuning schrijft, en een overzicht van de dienstmails die hem worden gestuurd (bevestiging van het adres, wijziging van wachtwoord en adres, waarschuwingen vóór verwijdering).
• Technische gegevens: het IP-adres en de gedane verzoeken, die de servers in hun logbestanden bewaren voor de beveiliging en om storingen op te sporen.

De Website en de applicatie volgen hun bezoekers niet: er zijn geen analytische, advertentie- of trackingcookies. De applicatie bewaart de inlogsessie, het gekozen thema en de gekozen taal in de opslag van de browser, wat ze nodig heeft om te werken.

3. Waarom, en op welke rechtsgrond

• Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, b) AVG): de account aanmaken en beheren, inloggen, de dienst verlenen, de e-mails versturen waarvan de dienst afhangt, en vragen om ondersteuning beantwoorden.
• Wettelijke verplichtingen (artikel 6, lid 1, c)): facturen uitreiken en die facturen en de boekhouding bewaren zolang het Belgisch recht dat vereist, en verzoeken van de bevoegde autoriteiten beantwoorden.
• Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f)): de dienst beveiligen en misbruik voorkomen (serverlogs, beperkingen op herhaalde verzoeken, een registratie van elke verwijdering zodat het terugzetten van een back-up verwijderde gegevens niet kan terugbrengen), en de Klant vermelden als een van onze klanten zoals artikel 10 van de Voorwaarden toestaat, waartegen de Klant zich op elk ogenblik kan verzetten.

We verkopen geen persoonsgegevens, gebruiken ze niet voor reclame en versturen geen marketingmails.

4. Hoelang we ze bewaren

Een account en alles wat erin staat, de eigen gegevens van de Klant en de gegevens die hij over anderen heeft opgeslagen, worden bewaard zolang het Abonnement of de proefperiode loopt, en gedurende één (1) jaar nadat de toegang is beëindigd, zodat de Klant ernaar kan terugkeren door een Abonnement te nemen. De gebruikers van de account worden per e-mail verwittigd voordat hij aan het einde van dat jaar wordt verwijderd. Een account waarvan het e-mailadres nooit werd bevestigd, wordt dertig (30) dagen na het aanmaken verwijderd.

De Klant kan alles op elk ogenblik eerder verwijderen door de account af te sluiten via de instellingenpagina, wat onmiddellijk uitwerking heeft. Een gebruiker van een gedeelde account kan die op dezelfde manier verlaten, waarbij alleen die gebruiker wordt verwijderd.

Sommige zaken blijven na de account bestaan: de facturen en de betalingsgegevens die Stripe bewaart, zolang de boekhoudkundige en fiscale wetgeving dat vereist; een registratie van elke verwijdering, die alleen identificatiecodes en een datum bevat, nooit de verwijderde gegevens; en de back-ups, waaruit verwijderde gegevens verdwijnen naarmate ze worden vervangen, en die nooit worden teruggezet zonder dat de sindsdien geregistreerde verwijderingen opnieuw worden toegepast.

5. Gegevens die de Klant over anderen opslaat

De Klant kan in Kelid persoonsgegevens over andere personen opslaan: de namen, e-mailadressen en telefoonnummers van zijn huurders, huurovereenkomsten, betalingen, documenten en de herinneringen die hun worden gestuurd. Voor deze gegevens is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Macocian Software ze in zijn naam, overeenkomstig artikel 28 AVG. Door de Voorwaarden te aanvaarden, geeft de Klant Macocian Software de opdracht ze te verwerken zoals hier beschreven, en Macocian Software verbindt zich ertoe:

• ze uitsluitend te verwerken om de dienst te verlenen en op basis van de gedocumenteerde instructies van de Klant, namelijk wat de Klant in de applicatie doet, tenzij de wet anders vereist, in welk geval zij de Klant vooraf inlicht wanneer de wet dat toelaat;
• ze vertrouwelijk te houden, er geen andere kopieën van te maken dan wat de werking van de dienst technisch vereist (back-ups inbegrepen), en ervoor te zorgen dat iedereen die gemachtigd is er toegang toe te hebben, tot geheimhouding verplicht is;
• ze te beschermen met de maatregelen beschreven in artikel 8;
• alleen een beroep te doen op de subverwerkers vermeld in artikel 6, en de Klant ten minste dertig (30) dagen vóór de toevoeging of vervanging van een subverwerker per e-mail in te lichten, zodat de Klant bezwaar kan maken en, bij gebrek aan overeenstemming, zijn account kan afsluiten;
• de Klant te helpen de personen op wie de gegevens betrekking hebben te antwoorden: met de applicatie kan de Klant de gegevens van een huurder verbeteren, een huurder vergeten (zijn naam en contactgegevens wissen en tegelijk de huur- en betalingsgegevens van de Klant bewaren) en een kopie van de gegevens van de account downloaden, en elk verzoek dat Macocian Software rechtstreeks ontvangt, wordt aan de Klant doorgegeven;
• de Klant zonder onredelijke vertraging in te lichten nadat zij kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die deze gegevens treft, en de Klant te helpen zijn eigen verplichtingen in dat verband en op grond van de artikelen 32 tot 36 AVG na te komen;
• ze aan het einde van de dienst te verwijderen zoals artikel 4 beschrijft, waarbij de Klant vooraf een kopie kan downloaden;
• de Klant de informatie ter beschikking te stellen die nodig is om aan te tonen dat deze verplichtingen worden nagekomen.

De Klant blijft verantwoordelijk voor het beschikken over een rechtsgrond voor de gegevens die hij opslaat en voor het informeren van de personen op wie ze betrekking hebben. Kelid stuurt alleen e-mails naar huurders wanneer de Klant een herinnering aan hen instelt.

6. Subverwerkers

Kelid draait op servers die Macocian Software zelf beheert, in België, waar de databank ervan is opgeslagen. Geen enkele hostingprovider heeft er toegang toe.

Macocian Software doet een beroep op de volgende dienstverleners, die elk gebonden zijn door een verwerkersovereenkomst, en deelt met elk van hen alleen wat hun taak vereist:

• Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland): betalingen en facturen. Stripe ontvangt de naam en het e-mailadres van de gebruiker die het Abonnement neemt, en de betaalgegevens die hij op de pagina van Stripe invoert.
• Apple Distribution International Ltd. (Ierland), via iCloud Mail: het versturen van de e-mails van Kelid, de herinneringen aan huurders inbegrepen. Apple ontvangt elk bericht en het adres waarnaar het wordt verstuurd.
• Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten): het netwerk waarlangs elke verbinding met Kelid loopt, voor de Website, de applicatie en de onderliggende servers. Cloudflare ziet het IP-adres van elke bezoeker en, aangezien het het verkeer ontsleutelt om het te beschermen en door te sturen, de gegevens die met Kelid worden uitgewisseld, met inbegrip van de gegevens die de Klant erin opslaat. Via Cloudflare R2 bewaart het ook de back-ups, die worden versleuteld voordat ze de servers van Macocian Software verlaten, en Cloudflare beschikt over geen enkele sleutel om ze te lezen.

Wanneer een dienstverlener buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd is, of van daarbuiten toegang kan hebben tot gegevens, valt de doorgifte onder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework), of onder haar modelcontractbepalingen.

7. Andere verstrekkingen

Naast de hierboven vermelde subverwerkers worden persoonsgegevens alleen verstrekt:

• binnen Macocian Software, aan de personen die de vragen om ondersteuning van de Klant behandelen;
• aan de bevoegde overheids- en openbare instanties, om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen of verzoeken;
• aan andere derden wanneer dat nodig is (a) krachtens het toepasselijke recht, (b) om gevolg te geven aan gerechtelijke procedures, (c) om de Voorwaarden te doen naleven, (d) om de rechten, belangen, veiligheid of eigendom van Macocian Software, de Klant of anderen te beschermen, of (e) om de Klant in staat te stellen de beschikbare rechtsmiddelen aan te wenden of om de schade te beperken die Macocian Software kan lijden.

In elke andere situatie vraagt Macocian Software de toestemming van de Klant voordat zij zijn gegevens deelt, en zij zorgt ervoor dat iedereen met wie zij gegevens deelt, die minstens even goed beschermt als dit beleid.

8. Beveiliging

Kelid is uitsluitend bereikbaar via versleutelde verbindingen (HTTPS), en de servers zijn beveiligd met een firewall. Wachtwoorden worden uitsluitend als gezouten hashes opgeslagen. De gegevens in elke account (gebruikers, huurders, huurgelden, huurovereenkomsten enzovoort) worden elke nacht geback-upt naar een afzonderlijke opslag, versleuteld voordat ze de servers van Kelid verlaten. Iedereen die voor Macocian Software werkt, is verplicht de informatie van de Klant vertrouwelijk te houden.

Macocian Software houdt haar beveiliging up-to-date, maar geen enkel mechanisme is volmaakt veilig, en het versturen van persoonlijke informatie over het internet houdt altijd een zeker risico in.

9. Uw rechten

Krachtens de AVG hebben de Klant en elke gebruiker het recht op inzage in de persoonsgegevens die op hen betrekking hebben, op rectificatie of wissing ervan, op beperking van of bezwaar tegen de verwerking ervan, en op ontvangst ervan in een overdraagbaar formaat. Het meeste daarvan kan rechtstreeks in de applicatie: op de instellingenpagina kan een naam of adres worden verbeterd, een kopie van de gegevens van de account worden gedownload en de account worden afgesloten. Al het andere kan worden gevraagd op [email protected] en wordt binnen één maand beantwoord.

Een huurder of iemand anders van wie een Klant gegevens in Kelid heeft opgeslagen, richt zijn verzoek tot die Klant, die er de verwerkingsverantwoordelijke voor is. Een verzoek dat Macocian Software bereikt, wordt aan hem doorgegeven.

Iedereen kan zich ook tot de Gegevensbeschermingsautoriteit wenden met een vraag over zijn rechten of een klacht over de manier waarop zijn persoonsgegevens worden verwerkt: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, [email protected].

10. Wijzigingen in dit beleid

Dit beleid kan wijzigen naarmate de dienst verandert. Een belangrijke wijziging wordt de Klant vijftien (15) dagen vóór de inwerkingtreding per e-mail aangekondigd, zoals voor de Voorwaarden.