Rechtliches

Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert am 28. Oktober 2026.

1. Wer wir sind

Kelid wird von Macocian Software, Place Terdelt 5, 1030 Schaerbeek, Belgien (ZDU 1043.980.217) angeboten. Fragen zu dieser Erklärung oder zu den von Kelid gespeicherten personenbezogenen Daten können an [email protected] oder an diese Anschrift gerichtet werden.

Die Begriffe „personenbezogene Daten“ und „Verarbeitung“ sind im Sinne von Artikel 4 der Verordnung (EU) 2016/679 (die „DSGVO“) zu verstehen. „Kunde“ und „Bedingungen“ haben die Bedeutung, die ihnen in den Nutzungsbedingungen gegeben wird.

Kelid speichert zwei Arten personenbezogener Daten in zwei verschiedenen Rollen. Für die Daten über den Kunden und seine Nutzer (wer sie sind, ihre Anmeldedaten, ihr Abonnement) ist Macocian Software Verantwortlicher, und es gelten die Artikel 2 bis 4. Für die personenbezogenen Daten, die der Kunde in Kelid über andere Personen speichert, vor allem über seine Mieter, ist der Kunde der Verantwortliche und Macocian Software sein Auftragsverarbeiter, und es gilt Artikel 5.

2. Was wir über den Kunden erheben

• Das Konto: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Land und Passwort jedes Nutzers, wobei das Passwort ausschließlich als gesalzener Hash gespeichert wird, niemals im Klartext; die Einstellungen des Kontos, etwa seine Währung.
• Abrechnung: der Tarif des Abonnements, sein Zeitraum und die Kennungen, die Stripe dem Kunden und dem Abonnement zuweist. Kartendaten werden auf der Seite von Stripe eingegeben und erreichen Kelid nie.
• Nachrichten: was der Kunde an den Support schreibt, und ein Verzeichnis der ihm gesandten Dienst-E-Mails (Bestätigung der Adresse, Änderungen von Passwort und Adresse, Warnungen vor einer Löschung).
• Technische Daten: die IP-Adresse und die gestellten Anfragen, die die Server zur Sicherheit und zur Fehlerdiagnose in ihren Protokollen speichern.

Weder die Website noch die Anwendung verfolgt ihre Besucher: Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies. Die Anwendung speichert die Anmeldesitzung, das gewählte Design und die gewählte Sprache im Speicher des Browsers, was sie für ihr Funktionieren benötigt.

3. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage

• Vertragserfüllung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO): Erstellung und Führung des Kontos, Anmeldung, Erbringung des Dienstes, Versand der E-Mails, auf denen der Dienst beruht, und Beantwortung von Supportanfragen.
• Rechtliche Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c): Ausstellung von Rechnungen und deren Aufbewahrung sowie der Buchhaltungsunterlagen so lange, wie das belgische Recht es vorschreibt, und Beantwortung von Anfragen der zuständigen Behörden.
• Berechtigtes Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f): Gewährleistung der Sicherheit des Dienstes und Verhinderung von Missbrauch (Serverprotokolle, Begrenzung wiederholter Anfragen, ein Verzeichnis jeder Löschung, damit die Wiederherstellung einer Sicherung gelöschte Daten nicht zurückbringen kann) sowie die Nennung des Kunden unter unseren Kunden, wie Artikel 10 der Bedingungen es erlaubt, wogegen der Kunde jederzeit Widerspruch einlegen kann.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, nutzen sie nicht zu Werbezwecken und versenden keine Marketing-E-Mails.

4. Wie lange wir sie aufbewahren

Ein Konto und alles darin, die eigenen Daten des Kunden und die von ihm über andere gespeicherten Daten, werden so lange aufbewahrt, wie das Abonnement oder der Testzeitraum läuft, und ein (1) Jahr über das Ende des Zugangs hinaus, damit der Kunde durch ein Abonnement dorthin zurückkehren kann. Die Nutzer des Kontos werden per E-Mail gewarnt, bevor es am Ende dieses Jahres gelöscht wird. Ein Konto, dessen E-Mail-Adresse nie bestätigt wurde, wird dreißig (30) Tage nach seiner Erstellung gelöscht.

Der Kunde kann alles jederzeit früher löschen, indem er das Konto über die Einstellungsseite schließt, was sofort wirksam wird. Ein Nutzer eines geteilten Kontos kann dieses ebenso verlassen, wodurch nur dieser Nutzer gelöscht wird.

Einiges überdauert das Konto: Rechnungen und die bei Stripe gespeicherten Zahlungsunterlagen, so lange, wie das Buchhaltungs- und Steuerrecht es vorschreibt; ein Verzeichnis jeder Löschung, das nur Kennungen und ein Datum enthält, niemals die gelöschten Daten; und die Sicherungen, aus denen gelöschte Daten verschwinden, sobald sie ersetzt werden, und die niemals wiederhergestellt werden, ohne dass die seither verzeichneten Löschungen erneut angewandt werden.

5. Daten, die der Kunde über andere speichert

Der Kunde kann in Kelid personenbezogene Daten über andere Personen speichern: Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern seiner Mieter, Mietverträge, Zahlungen, Dokumente und die ihnen gesandten Erinnerungen. Für diese Daten ist der Kunde der Verantwortliche, und Macocian Software verarbeitet sie in seinem Auftrag gemäß Artikel 28 DSGVO. Mit der Annahme der Bedingungen weist der Kunde Macocian Software an, sie wie hier beschrieben zu verarbeiten, und Macocian Software verpflichtet sich:

• sie ausschließlich zur Erbringung des Dienstes und auf dokumentierte Weisung des Kunden zu verarbeiten, die in dem besteht, was der Kunde in der Anwendung tut, es sei denn, das Gesetz schreibt etwas anderes vor; in diesem Fall teilt sie dies dem Kunden vorab mit, soweit das Gesetz es erlaubt;
• sie vertraulich zu behandeln, keine Kopien davon anzufertigen außer denen, die der Betrieb des Dienstes technisch erfordert (Sicherungen eingeschlossen), und sicherzustellen, dass alle zum Zugriff befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind;
• sie mit den in Artikel 8 beschriebenen Maßnahmen zu schützen;
• nur die in Artikel 6 aufgeführten Unterauftragsverarbeiter in Anspruch zu nehmen und den Kunden mindestens dreißig (30) Tage vor der Hinzuziehung oder Ersetzung eines solchen per E-Mail zu informieren, damit der Kunde Einspruch erheben und mangels Einigung sein Konto schließen kann;
• den Kunden bei der Beantwortung von Anfragen der betroffenen Personen zu unterstützen: Die Anwendung ermöglicht es dem Kunden, die Angaben eines Mieters zu berichtigen, einen Mieter zu vergessen (wobei sein Name und seine Kontaktdaten gelöscht werden, die Mietvertrags- und Zahlungsunterlagen des Kunden jedoch erhalten bleiben) und eine Kopie der Daten des Kontos herunterzuladen; jede Anfrage, die Macocian Software direkt erhält, wird an den Kunden weitergeleitet;
• den Kunden unverzüglich zu informieren, nachdem ihr eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist, die diese Daten betrifft, und den Kunden bei der Erfüllung seiner eigenen diesbezüglichen Pflichten sowie seiner Pflichten aus den Artikeln 32 bis 36 DSGVO zu unterstützen;
• sie am Ende des Dienstes wie in Artikel 4 beschrieben zu löschen, wobei der Kunde zuvor eine Kopie herunterladen kann;
• dem Kunden die Informationen zur Verfügung zu stellen, die zum Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten erforderlich sind.

Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, über eine Rechtsgrundlage für die von ihm gespeicherten Daten zu verfügen und die betroffenen Personen zu informieren. Kelid versendet E-Mails an Mieter nur, wenn der Kunde eine Erinnerung an sie einrichtet.

6. Unterauftragsverarbeiter

Kelid läuft auf Servern, die Macocian Software selbst in Belgien betreibt und auf denen ihre Datenbank gespeichert ist. Kein Hosting-Anbieter hat Zugriff darauf.

Macocian Software nimmt die folgenden Anbieter in Anspruch, die jeweils durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden sind, und gibt an jeden nur das weiter, was seine Aufgabe erfordert:

• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland): Zahlungen und Rechnungen. Stripe erhält Namen und E-Mail-Adresse des Nutzers, der das Abonnement abschließt, sowie die Zahlungsdaten, die er auf der Seite von Stripe eingibt.
• Apple Distribution International Ltd. (Irland), über iCloud Mail: Versand der E-Mails von Kelid, einschließlich der Erinnerungen an Mieter. Apple erhält jede Nachricht und die Adresse, an die sie geht.
• Cloudflare, Inc. (Vereinigte Staaten): das Netz, über das jede Verbindung zu Kelid läuft, zur Website, zur Anwendung und zu den dahinterliegenden Servern gleichermaßen. Cloudflare sieht die IP-Adresse jedes Besuchers und, da es den Datenverkehr entschlüsselt, um ihn zu schützen und weiterzuleiten, die mit Kelid ausgetauschten Daten, einschließlich der Daten, die der Kunde darin speichert. Über Cloudflare R2 speichert es außerdem die Sicherungen, die verschlüsselt werden, bevor sie die Server von Macocian Software verlassen, und Cloudflare besitzt keinen Schlüssel, um sie zu lesen.

Ist ein Anbieter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums niedergelassen oder kann er von außerhalb auf Daten zugreifen, ist die Übermittlung durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, etwa den EU-US-Datenschutzrahmen (Data Privacy Framework), oder durch deren Standardvertragsklauseln abgedeckt.

7. Sonstige Offenlegungen

Abgesehen von den vorgenannten Unterauftragsverarbeitern werden personenbezogene Daten nur offengelegt:

• innerhalb von Macocian Software gegenüber den Personen, die die Supportanfragen des Kunden bearbeiten;
• gegenüber den zuständigen staatlichen und öffentlichen Behörden, um rechtlichen oder behördlichen Pflichten oder Anfragen nachzukommen;
• gegenüber anderen Dritten, soweit dies erforderlich ist, (a) nach geltendem Recht, (b) zur Befolgung gerichtlicher Verfahren, (c) zur Durchsetzung der Bedingungen, (d) zum Schutz der Rechte, Interessen, Sicherheit oder des Eigentums von Macocian Software, des Kunden oder anderer oder (e) um dem Kunden zu ermöglichen, verfügbare Rechtsbehelfe einzulegen, oder um den Schaden zu begrenzen, den Macocian Software erleiden kann.

In allen anderen Fällen holt Macocian Software die Zustimmung des Kunden ein, bevor sie seine Daten weitergibt, und stellt sicher, dass alle, an die sie Daten weitergibt, diese mindestens ebenso gut schützen, wie es diese Erklärung tut.

8. Sicherheit

Kelid ist nur über verschlüsselte Verbindungen (HTTPS) erreichbar, und seine Server sind durch eine Firewall geschützt. Passwörter werden ausschließlich als gesalzene Hashes gespeichert. Die Daten jedes Kontos (Nutzer, Mieter, Mieten, Mietverträge usw.) werden jede Nacht auf einem getrennten Speicher gesichert und verschlüsselt, bevor sie die Server von Kelid verlassen. Alle, die für Macocian Software arbeiten, sind verpflichtet, die Informationen der Kunden vertraulich zu behandeln.

Macocian Software hält ihre Sicherheitsmaßnahmen auf dem neuesten Stand, doch kein Mechanismus ist vollkommen sicher, und bei der Übermittlung personenbezogener Informationen über das Internet bleibt stets ein gewisses Risiko.

9. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben der Kunde und jeder Nutzer das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten, auf deren Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen sie sowie darauf, sie in einem übertragbaren Format zu erhalten. Das meiste davon lässt sich direkt in der Anwendung erledigen: Auf der Einstellungsseite lassen sich ein Name oder eine Adresse berichtigen, eine Kopie der Daten des Kontos herunterladen und das Konto schließen. Alles andere kann unter [email protected] beantragt werden und wird innerhalb eines Monats beantwortet.

Ein Mieter oder jede andere Person, deren Daten ein Kunde in Kelid gespeichert hat, sollte ihre Anfrage an diesen Kunden richten, der dafür der Verantwortliche ist. Eine Anfrage, die Macocian Software erreicht, wird an ihn weitergeleitet.

Jede Person kann sich außerdem mit einer Frage zu ihren Rechten oder einer Beschwerde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten an die Datenschutzbehörde wenden: Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, [email protected].

10. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung kann sich mit dem Dienst ändern. Eine wesentliche Änderung wird dem Kunden, wie bei den Bedingungen, fünfzehn (15) Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail angekündigt.